En un mundo cada vez más digitalizado, la administración de fincas enfrenta nuevos desafíos en materia de protección de datos. La implementación de herramientas tecnológicas ha optimizado la gestión y facilitado la comunicación con los propietarios, pero también ha incrementado el riesgo de ciberataques y vulneraciones de seguridad. Para Salvador Zotano, experto en la materia y Delegado de Protección de Datos, la clave está en adoptar medidas organizativas y técnicas que garanticen un nivel de seguridad adecuado y prevengan posibles brechas.
El manejo de información sensible es una constante en la gestión de comunidades de propietarios, lo que hace imprescindible que los administradores tengan siempre presente la normativa de protección de datos. Zotano enfatiza la importancia de adoptar un enfoque preventivo: es fundamental diseñar cada proceso teniendo en cuenta la seguridad y privacidad de los datos desde su origen, protegiendo de forma proactiva los derechos de los afectados. Esto implica, por ejemplo, evitar errores comunes como el uso inadecuado de los sistemas de videovigilancia, el envío de correos electrónicos sin copia oculta o la cesión indebida de información a vecinos sin la debida justificación legal.
Otro aspecto crucial en la protección de datos dentro del sector es la ciberseguridad. Al estar cada vez más interconectados y depender de plataformas digitales para la gestión de información, los despachos de administradores de fincas deben asumir que la protección contra ataques informáticos es una parte integral de su actividad. Zotano lo define como «la otra cara de la moneda» de la innovación digital. Sin una inversión adecuada en ciberseguridad, los datos de los comuneros, proveedores y empleados pueden verse comprometidos, afectando no solo la privacidad de los afectados, sino también la reputación y credibilidad de la administración.
En caso de sufrir una brecha de seguridad, la respuesta debe ser inmediata y coordinada. Salvador Zotano subraya la necesidad de actuar con rapidez: denunciar el incidente ante las autoridades competentes, comunicarlo al Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), investigar la magnitud del problema y tomar medidas para minimizar su impacto. Si la filtración supone un alto riesgo para los afectados, también se debe notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y a las personas perjudicadas, brindándoles las herramientas necesarias para protegerse. Contar con un Delegado de Protección de Datos facilita la supervisión y gestión de este tipo de incidentes, asegurando que se cumplan todas las obligaciones legales.
Más allá del cumplimiento normativo, Salvador Zotano insiste en que la protección de datos debe entenderse como una inversión en calidad y confianza. La seguridad no puede ser vista como un obstáculo para el desarrollo de la actividad, sino como un elemento diferenciador que refuerza la relación con los clientes. En un contexto donde la concienciación sobre la privacidad está en aumento, las administraciones de fincas que prioricen la protección de datos y la ciberseguridad se posicionarán como referentes en el sector, generando un valor añadido que será cada vez más apreciado por los propietarios y comunidades que gestionan.